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DECRETO 4124 DE 2004

publicado a la‎(s)‎ 14 oct. 2009 23:16 por Granados Salazar   [ actualizado el 6 may. 2010 15:43 ]

Los Archivos Privados

Artículo 10. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo inspección, vigilancia e intervención del Estado, deberán tener el archivo creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados por el artículo 15 de la 

Publicado en el Diario Oficial 45762 de diciembre 143 de 2004Constitución Política.

Parágrafo. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Así mismo, podrá disponer que los documentos y archivos históricos que se transfieran, se conserven en los archivos de los entes territoriales donde prestó sus servicios el ente jurídico internacional.

Artículo 11. Nuevas tecnologías. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático; estos medios podrán ser utilizados por las entidades privadas que cumplen funciones públicas en la administración y conservación de los archivos que se deriven de la prestación de la función pública, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en los artículos 19, 21, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000.

Artículo 12. Archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Para las entidades privadas que cumplen funciones públicas, el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 estará circunscrito a los documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esa función.

Parágrafo 1°. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas que sean intervenidas, una vez decretada esta intervención, deberán levantar un inventario, si no lo tuvieren, de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público, inventario que deberá ser entregado a la entidad interventora, con el fin de mantener un control sobre los mismos.

Parágrafo 2°. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas, en proceso de liquidación, deberán elaborar un plan integral archivístico, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la organización, conservación y consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la prestación del servicio público. Del mencionado plan se hará entrega al ministerio o superintendencia que haya ejercido el control o la vigilancia de la prestación del servicio público o a la entidad pública o privada que asuma sus funciones.

Artículo 13. Registro de Documentos o Archivos Privados de Significación Histórica. Las entidades territoriales a través de los Consejos Territoriales de Archivos, emitirán concepto previo sobre la significación histórica de los archivos o documentos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural y remitirán dicho concepto al Archivo General de la Nación quien procederá a ratificarlo si cumple con los requisitos exigidos e incluirlo en el registro que para tal efecto llevará esta entidad.

Artículo 14. Asistencia Técnica a los Archivos Históricos Privados. Los archivos o documentos histór icos privados que formen parte del registro a que alude el artículo anterior, podrán recibir asistencia técnica del Archivo General de la Nación y de las entidades territoriales a través de los Consejos Territoriales de Archivos, teniendo en cuenta la disponibilidad de sus propios recursos.

Artículo 15. Régimen de los Archivos o Documentos Privados de Interés Cultural. Los archivos o los documentos privados declarados de interés cultural estarán sometidos al siguiente régimen:

1. Los procesos de intervención, no se podrán efectuar sin autorización del Archivo General de la Nación. La intervención de estos bienes deberá realizarse bajo la supervisión de profesionales idóneos en la materia.

2. La declaratoria de un archivo o documento privado como bien de interés cultural implica la elaboración de un plan especial de protección por el Archivo General de la Nación. El plan especial de protección indicará las medidas necesarias para la organización, conservación, nivel permitido de intervención, condiciones de manejo y plan de divulgación. La verificación de la aplicación del plan le corresponde al Consejo Territorial de Archivos respectivo.

3. Se le aplicarán las prohibiciones señaladas en el artículo 41 de la Ley 594 de 2000, "Ley General de Archivos", con relación a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportación o sustracción ilegal y a la transferencia - a título oneroso o gratuito - de la propiedad, posesión o tenencia.

Artículo 16. Estímulos. El Archivo General de la Nación a través del Consejo Directivo, otorgará para los archivos privados declarados de interés cultural, teniendo en cuenta los recursos disponibles, uno de los siguientes estímulos:

· Un premio consistente en el otorgamiento de la condecoración "Virgilio Barco", por su contribución al incremento del Patrimonio Documental.

· Asistencia técnica durante un año por parte del Archivo General de la Nación.

· Dos (2) cupos para actividades de capacitación para los propietarios, tenedores, poseedores o funcionarios del archivo privado, en los cursos o talleres dictados por el Archivo General de la Nación.

· Publicación del catálogo del archivo privado.


Publicado en el Diario Oficial 45762 de diciembre 143 de 2004


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